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Lorsqu’un salarié quitte une entreprise, la relation de travail prend fin, mais les données personnelles qui ont été collectées au cours de cette relation ne disparaissent pas automatiquement. Contrat de travail, coordonnées, documents administratifs, informations relatives à la rémunération, évaluations professionnelles ou encore échanges avec les ressources humaines peuvent continuer à être conservés par l’employeur. Toutefois, cette conservation ne peut être illimitée. La protection des données personnelles impose à l’employeur de déterminer quelles informations peuvent être conservées, pour quelle finalité et pendant combien de temps.

Le départ du salarié ne signifie pas la suppression immédiate de toutes ses données

La fin du contrat de travail n’entraîne pas nécessairement l’effacement immédiat de l’ensemble des données personnelles de l’ancien salarié. Certaines informations peuvent encore être nécessaires après son départ, notamment pour satisfaire à des obligations légales, justifier l’accomplissement de certaines formalités, assurer la gestion des droits nés pendant la relation de travail ou permettre à l’entreprise de défendre ses intérêts en cas de litige. L’employeur peut donc être légitime à conserver certaines données au-delà de la date de départ du salarié. Cette conservation doit toutefois être justifiée par une finalité précise. Il ne s’agit donc pas de conserver l’intégralité du dossier simplement parce qu’il a existé une relation de travail. La question essentielle devient alors celle de la nécessité de chaque donnée et de la durée pendant laquelle sa conservation demeure justifiée.

Une durée de conservation qui doit être limitée

Le principe de conservation limitée constitue une règle fondamentale de la protection des données personnelles. L’APDP rappelle notamment que les données doivent être conservées pendant une durée déterminée et adaptée à la finalité pour laquelle elles ont été collectées. Ainsi, une entreprise ne peut pas considérer que les données d’un ancien salarié peuvent être conservées indéfiniment au seul motif qu’elles figurent dans son dossier professionnel. La durée de conservation doit être déterminée en fonction de la nature des données, de la finalité poursuivie et, lorsqu’un texte le prévoit, de la durée imposée par la réglementation applicable. Certaines données pourront donc être conservées pendant une période relativement longue lorsqu’une obligation légale le justifie, tandis que d’autres devront être supprimées ou détruites lorsqu’elles ne présentent plus d’utilité. La conservation doit ainsi rester proportionnée au besoin auquel elle répond.

Toutes les données d’un ancien salarié n’ont pas la même durée de conservation

Il serait donc erroné d’appliquer une durée unique à l’ensemble des informations concernant un ancien salarié. Les documents relatifs à la rémunération, à la carrière, aux obligations sociales ou encore à un éventuel contentieux peuvent répondre à des nécessités différentes et être soumis à des règles de conservation distinctes. À l’inverse, certaines informations collectées pendant la relation de travail peuvent ne plus présenter d’utilité une fois le contrat terminé. L’employeur doit alors être en mesure d’identifier, pour chaque catégorie de données, la raison de sa conservation et la durée pendant laquelle elle doit être maintenue. L’APDP prévoit d’ailleurs, dans ses démarches de conformité, l’identification de la durée de conservation des données et, lorsque celle-ci résulte d’un texte, la référence au fondement juridique correspondant.

Conserver les données ne signifie pas les laisser accessibles à tous

La conservation des données d’un ancien salarié doit également s’accompagner d’un contrôle des accès. Le fait qu’une entreprise soit autorisée ou tenue de conserver certaines informations ne signifie pas que tous ses employés doivent pouvoir les consulter. Les données conservées dans les archives physiques ou numériques doivent rester accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions. Cette exigence est particulièrement importante lorsque les informations conservées présentent un caractère confidentiel. L’entreprise doit donc mettre en place des mesures permettant de limiter les accès, de protéger les archives et d’éviter toute divulgation à des personnes non autorisées. La conservation doit ainsi être envisagée non seulement sous l’angle de la durée, mais également sous celui de la sécurité et de la confidentialité.

Que faire lorsque la conservation n’est plus nécessaire ?

Lorsque la période de conservation applicable arrive à son terme et qu’aucune obligation ne justifie le maintien des données, l’entreprise ne devrait pas continuer à les conserver par simple précaution. Les données devenues inutiles doivent faire l’objet des mesures appropriées, notamment leur suppression ou leur destruction, selon leur support et les circonstances. Cette démarche suppose que l’entreprise dispose en amont d’une véritable politique de conservation permettant d’identifier les données concernées, leur durée de conservation et les modalités de leur suppression ou de leur archivage. Une telle organisation permet également d’éviter l’accumulation de dossiers anciens contenant des informations qui ne répondent plus à aucune finalité.

L’ancien salarié conserve des droits sur ses données

La fin de la relation de travail ne fait pas disparaître les droits attachés aux données personnelles de l’ancien salarié. Celui-ci demeure une personne concernée par le traitement de ses données et peut, dans les conditions prévues par le Code du numérique, exercer les droits qui lui sont reconnus. L’APDP rappelle notamment les droits d’accès, de rectification et d’opposition ainsi que les mécanismes permettant, dans les conditions prévues par la réglementation, d’obtenir la mise à jour, le verrouillage ou l’effacement de certaines données. L’ancien salarié peut donc demander des informations sur les données détenues à son sujet et s’interroger sur les raisons pour lesquelles certaines informations continuent d’être conservées.

Une véritable politique de conservation devient nécessaire

Pour éviter une conservation excessive, l’entreprise doit pouvoir déterminer précisément les règles applicables à chaque catégorie de données relatives à ses salariés et anciens salariés. Cela suppose notamment d’identifier les données conservées, de préciser leur finalité, de déterminer leur durée de conservation, de définir les personnes autorisées à y accéder et de prévoir les modalités de leur suppression ou de leur archivage à l’issue de cette période. Cette démarche permet de passer d’une conservation systématique des dossiers à une conservation organisée et justifiée. Elle constitue également un moyen pour l’entreprise de démontrer qu’elle maîtrise effectivement le cycle de vie des données personnelles qu’elle traite.

Conclusion

Le départ d’un salarié ne signifie donc ni que toutes ses données doivent être immédiatement supprimées, ni que l’employeur peut les conserver indéfiniment. Certaines informations peuvent légitimement rester conservées lorsque leur conservation répond à une obligation légale, à une finalité déterminée ou à la nécessité de préserver des droits. En revanche, lorsque la finalité ayant justifié leur conservation disparaît et qu’aucune autre justification ne permet de les maintenir, les données doivent être supprimées ou détruites dans les conditions appropriées.

Yazid ALE

Juriste en droit privé fondamental et droit du numérique