LA CONSERVATION DES DONNEES PERSONNELLES : durée, sécurité et destruction, que dit le code du numérique béninois ?
Avec l’augmentation des transactions numériques et de la collecte des données personnelles, les entreprises doivent désormais adopter des pratiques strictes pour conserver, sécuriser, et finalement détruire les informations sensibles. Le code du numérique béninois, spécifiquement en son livre 5, offre un cadre juridique pour encadrer ces pratiques. Quelles sont les exigences légales concernant la durée de conservation des données, les mesures de sécurité à mettre en place, et les procédures de destruction des données conformément à la loi béninoise.
Durée de conservation des données personnelles :
Le code du numérique impose que « les données à caractère personnel ne doivent pas être conservées au-delà de la période requise pour les fins en vue desquelles elles ont été traitées » art 433. Une fois cette période écoulée, les données doivent être supprimées ou anonymisées, à moins qu’une obligation légale ne justifie leur conservation pour une durée plus longue.
Néanmoins certaines données peuvent être conservées plus longtemps en raison de lois spécifiques, telles que les obligations fiscales ou les litiges juridiques. Par exemple, des informations financières peuvent être devoir conservées pendant plusieurs années pour des raisons fiscales ou d’audit. Les entreprises doivent aussi bien connaître les lois applicables pour éviter les erreurs de conformité.
Quant à la sécurité pour la conservation des données :
Le code du numérique impose au responsable de traitement de « mettre en œuvre les mesures techniques et d’organisation appropriée pour protéger les données à caractère personnel contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l’altération, la diffusion ou l’accès non autorisés, l’interception notamment lorsque le traitement comporte des transmissions de données dans un réseau, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite… » art 426.
Ces obligations incluent pour leur mise en œuvre, l’utilisation de technologies de cryptage, de pares-feux, et d’autre outils de protection pour éviter les accès non autorisés, la divulgation ou la modification des données personnelles.
Les entreprises doivent également s’assurer que l’accès aux données personnelles est limité aux seules personnes autorisées et que cet accès est surveillé de manière continue. Des audits réguliers et des formations pour les employés sont essentiels pour maintenir un haut niveau de sécurité et prévenir les violations de données.
Destruction des données :
Lorsque les données personnelles ne sont plus nécessaires ou que la période légale de conservation est écoulée, elles doivent être détruites de manière sécurisée. Cela peut inclure la suppression de fichiers numériques de manière irréversible, ou la destruction de physique des documents papiers contenant des informations sensibles.
Il est recommandé aux entreprises de documenter les processus de destruction des données pour pouvoir démontrer leur conformité en cas de contrôle ou de litige. Cela peut inclure la tenue de registres détaillant les dates, les types de données détruites, et les méthodes utilisées pour la destruction.
Conserver, sécuriser et détruire correctement les données personnelles est non seulement une obligation pour légale au Bénin, mais c’est aussi un facteur clé pour maintenir la confiance des clients et protéger la réputation de l’entreprise. En suivant les directives de la loi sur le numérique, les entreprises peuvent non seulement s’éviter les sanctions légales, mais aussi renforcer leur image de marque en tant qu’acteurs responsables dans l’économie numérique.
La conformité en matière de conservation des données n’est pas une option, mais une nécessité dans le paysage juridique et technologique actuel. Les entreprises béninoises doivent donc prendre les mesures appropriées pour garantir que les données qu’elles traitent sont gérées de manière sécurisée et en conformité avec la loi, du début à la fin de leur cycle de vie.
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ARAYE I. Arthur Wilson
