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Le registre des activités de traitement est un document essentiel dans le cadre de la mise en conformité au livre cinquième de la Loi N°2017 -20 du 20 Avril 2018 portant code du numérique en République du Bénin et son lot d’exigences à l’endroit de tout responsable de traitement. Il permet de recenser l’ensemble des traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par un organisme. Sa tenue rigoureuse et sa mise à jour régulière sont des obligations légales, mais aussi un gage de maîtrise des risques liés à la protection des données personnelles.

Obligation légale et contenu du registre

Conformément à l’article 435 du Code du Numérique du Bénin, tout responsable de traitement a l’obligation de documenter les activités de traitement relevant de sa responsabilité dans un registre. Cette obligation s’étend également à ses sous-traitants. Ce registre, véritable cartographie des traitements de données, doit contenir des informations précises notamment :

• Les finalités des traitements
• Une description des catégories de données à caractère personnel traitées
• Les catégories de personnes concernées
• Les catégories de destinataires auxquels les données sont communiquées
• Les délais de conservation prévus
• Les délais prévus pour l’effacement des différentes catégories de données ;
• Une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles

Le registre doit être suffisamment précis et détaillé pour permettre aux autorités de contrôle, mais aussi à l’organisme lui-même, d’avoir une vision d’ensemble des traitements mis en œuvre et de leur cadre juridique. Aucun traitement, même mineur, ne doit être omis dans ce registre sous peine de non-conformité.

Mise à jour continue et Responsabilités

La tenue à jour du registre des activités de traitement est un enjeu majeur de conformité au livre cinquième du code du numérique. Il ne doit pas être considéré comme un simple exercice documentaire ponctuel, mais bien comme un processus continu et itératif.

En effet, chaque nouveau traitement, chaque modification de finalité ou de destinataire, chaque changement de prestataire ou de durée de conservation, doit être rigoureusement documenté dans le registre. Celui-ci doit refléter en temps réel la réalité des pratiques de l’organisme.

Une gouvernance dédiée avec des responsabilités clairement identifiées doit donc être mise en place. Au niveau central, un pilote du registre, généralement le délégué à la protection des données (DPO), devra en assurer la coordination et la mise à jour. Mais chaque service ou département dispose d’une responsabilité forte de remonter au fil de l’eau les informations sur leurs activités de traitement.

Seule une implication à tous les niveaux, portée par la direction et relayée par des référents métiers, permettra d’assurer l’exhaustivité et l’exactitude du registre dans la durée. Une véritable culture de la documentation et de la gestion des risques doit être instaurée.

Contrôles et sanctions en cas de manquement

Le registre des activités de traitement n’est pas une simple formalité. Puisqu’il s’agit d’une obligation légale au cœur des principes de responsabilité (Accountability) et de transparence prônés par la législation.

À ce titre, il peut faire l’objet de contrôles poussés de la part de l’autorité de protection des données personnelles (APDP).

En cas d’absence totale de registre, d’omissions volontaires ou d’informations manifestement erronées, l’organisme s’expose à de lourdes sanctions. Le non-respect de l’obligation de tenir un registre est en effet passible de l’une ou l’autre des sanctions et mesures administratives prévues par le code.

Bonnes pratiques pour faciliter la documentation

Au-delà de l’aspect purement réglementaire, un registre incomplet ou négligé traduit également un manque de maîtrise globale des traitements de données personnelles. Il met en lumière des failles dans la gestion des risques liés à la protection des données.

Tenir un registre complet et à jour est donc un enjeu de conformité, mais aussi de crédibilité sur les capacités de l’organisme à gérer la donnée de manière responsable. Cet exercice peut sembler une tâche fastidieuse, particulièrement pour les grandes organisations. Cependant, quelques bonnes pratiques permettent de faciliter cet exercice :

• Mettre en place un outil dédié (logiciel, base de données) pour centraliser et structurer les informations sur les traitements.
• Définir des processus et circuits d’information clairs entre les différents services et le DPO.
• Sensibiliser et former les équipes pour une appropriation des enjeux de la protection des données.
• Profiter de chaque nouveau projet ou refonte pour cartographier les traitements associés.
• Adopter une démarche itérative en mettant à jour le registre au fil de l’eau.
• Intégrer le registre dans un système de management de la protection des données.

En faisant de la documentation des traitements une préoccupation au quotidien, portée par tous les acteurs, le registre deviendra un véritable outil de pilotage plutôt qu’une contrainte.

GBESSEMEHLAN Arnaud