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Auriez-vous déjà été mis en demeure d’avoir à déclarer un traitement de données à caractère personnel auprès de l’Autorité de Protection des Données à Caractère Personnel (APDP) ? Avez-vous déjà ignoré ou sous-estimé cette obligation en pensant qu’elle ne concernait que les grandes entreprises ? Si oui, sachez que l’omission de cette formalité constitue l’un des premiers déclencheurs de contrôle par l’APDP et peut entraîner des sanctions.

La protection des données à caractère personnel est devenue un enjeu majeur pour les entreprises et les organismes publics au Bénin. L’Autorité de Protection des Données à Caractère Personnel (APDP), en charge du contrôle et du respect des obligations légales en la matière, dispose d’un pouvoir de vérification et de sanction. Mais qu’est-ce qu’une déclaration de traitement de données ? Pourquoi cette formalité est-elle imposée aux organismes publics et privés ? Quels risques encourez-vous en cas d’omission ? Comment s’y conformer pour éviter d’éventuelles sanctions ? De nombreuses questions dont les réponses vous échappent.

Comprendre la notion de déclaration de traitement de données

 La déclaration de traitement de données à caractère personnel est une formalité administrative imposée aux organismes publics et privés qui collectent, traitent ou stockent des informations relatives aux individus. Conformément à l’article 405 du Code du numérique béninois,

« Les traitements automatisés ou non automatisés exécutés par des organismes publics ou privés et comportant des données à caractère personnel doivent, préalablement à leur mise en œuvre, faire l’objet d’une déclaration préalable auprès de l’Autorité ou être inscrits dans un registre tenu par la personne désignée à cet effet par le responsable du traitement.
En dehors des cas prévus par les dispositions du présent Livre, tous les traitements de données à caractère personnel font l’objet d’une obligation de déclaration auprès de l’Autorité. »

Autrement dit, avant même de commencer à exploiter des données personnelles, les entreprises et administrations doivent informer l’APDP en détaillant les traitements qu’elles comptent mettre en place. Cette démarche permet à l’Autorité d’exercer sa mission de contrôle et d’accompagnement pour garantir que les pratiques respectent la législation en vigueur.

Pourquoi la déclaration des traitements est-elle obligatoire ?

La déclaration des traitements de données à caractère personnel est obligatoire principalement pour assurer la protection des droits et libertés des personnes concernées, conformément aux exigences du livre 5^ème du Code du Numérique, la déclaration des traitements poursuit plusieurs objectifs :

• Faciliter la mise en conformité des organismes : Une entreprise qui déclare ses traitements bénéficie de conseils et recommandations pour éviter d’éventuelles infractions à la réglementation.
• Assurer la transparence des traitements : Elle permet à l’APDP d’avoir une vision claire des activités de collecte et d’exploitation des données personnelles sur le territoire béninois.
• Protéger les droits des personnes concernées : En s’assurant que les traitements sont conformes aux principes de protection des données (finalité, proportionnalité, sécurité, etc.), la déclaration prévient les abus et garantit que les citoyens conservent le contrôle sur leurs informations personnelles.
• Encadrer les traitements sensibles : Certaines données (santé, biométrie, données bancaires, etc.) nécessitent une vigilance accrue et peuvent faire l’objet d’un contrôle renforcé par l’APDP.

Quels sont les risques en cas d’absence de déclaration ?

L’absence de déclaration des traitements de données à caractère personnel comporte plusieurs risques majeurs, tant pour l’organisation que pour les individus concernés. Les principaux risques associés peuvent être :

• Une mise en demeure : L’APDP peut ordonner à l’organisme concerné de régulariser sa situation dans un délai imparti.
• Des sanctions administratives et financières : En cas de non-respect persistant, des amendes peuvent être prononcées.
• Une interdiction de traitement : L’Autorité peut décider de suspendre ou d’interdire un traitement si elle estime qu’il viole gravement les droits des personnes concernées.
• Une atteinte à la réputation : Être sous le coup d’un contrôle de l’APDP ou d’une sanction publique peut nuire à l’image d’une entreprise ou d’une administration.

Qui est concerné par cette obligation ?

Tout organisme qui collecte, stocke ou traite des données à caractère personnel est soumis à cette obligation, qu’il s’agisse :

• Des entreprises privées (banques, assurances, commerces, startups…)
• Des administrations publiques
• Des associations et ONG manipulant des données sensibles
• Des professionnels indépendants traitant des données personnelles (médecins, avocats, experts-comptables…)

Comment déclarer un traitement de données auprès de l’APDP ?

Le processus de déclaration suit généralement ces étapes :

• Recensement des traitements : Identifier et documenter tous les traitements de données réalisés par l’organisation.
• Remplissage du formulaire de déclaration : Il doit contenir des informations précises sur la finalité du traitement, la nature des données collectées, les mesures de sécurité mises en place, etc.
• Transmission à l’APDP : Le dossier est soumis à l’Autorité, qui l’examine et peut exiger des compléments d’information avant validation.
• Suivi et mise à jour : Une fois validée, la déclaration doit être actualisée en cas de modification des traitements.

Anticipez pour éviter les sanctions

La déclaration des traitements de données est une obligation légale qui ne doit pas être prise à la légère. Elle constitue une première étape cruciale pour assurer la conformité d’une organisation aux exigences de la protection des données personnelles. Plutôt que d’attendre un contrôle de l’APDP ou une mise en demeure, il est préférable d’agir en amont en déclarant ses traitements et en mettant en place une politique de conformité rigoureuse.

👉 Votre organisation a-t-elle déjà déclaré ses traitements de données à l’APDP ?

360 Conseils SAS, cabinet ingénieries juridiques des affaires et du numérique. Nous accompagnons les organisations à s’adapter et à se réinventer face aux enjeux juridiques, économiques, sociétaux, réglementaires et technologiques en République du Bénin. Nos expériences en Conseils s’appuie sur une expertise acquise depuis la première législation sur la question de protection des données à caractère personnel au travers de plus d’une cinquantaine de missions de conformité dans divers secteurs d’activités et de plusieurs publications.

Pour en apprendre davantage, veuillez nous contacter au www.360conseils.com ou infos@360conseils.com.

Arnaud GBESSEMEHLAN